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政府质量奖现场评审存在问题及注意事项

  • 发布时间:2015-03-09 09:31:59  来源:中国质量报  作者:佚名  责任编辑:罗伯特

  政府质量奖现场评审

  存在问题及注意事项

  □ 林文钦

  作为福建省政府质量奖的具体组织参与者,笔者根据多年来的实践经验,对现场评审工作存在的主要问题及需要注意的事项做了总结,希望对政府质量奖的参与者们会有所帮助。

  一、现场评审的注意事项

  1.评审专家在接到政府质量奖的组织方给出的评审任务后,就应当做好充分的准备,要通过网络等一切渠道了解企业的基本状况和最新的信息,并对该企业以及所处的行业有所了解。评审组集中后要迅速进入状态,详细阅读自评报告等申报材料,进一步了解企业全貌和总体情况。

  2.评审专家要以平和的心态进入企业,询问的目的是为了掌握所需要的信息,而不是把企业问死问倒,以此来显示评审水平,要通过全面深入的沟通,找到企业认可的主要优势和改进空间。

  3.评审过程是诊断过程,要先通过听、查、看、核等方式,获取组织准确全面的信息,对照标准要求,归纳总结企业的优势,更关键的是识别出企业真正的改进空间。在评审过程中如果有发现需要通过网络等渠道进一步澄清的问题,应当及时想办法澄清。

  二、现场评审存在的主要问题

  (一)总体水平还有很大改进空间。福建省政府质量奖从2009年启动至今,虽然历经多年,先后开展了4届评奖,大部分评审员的水平都得到锻炼和提高,也涌现出一批进步快、现场掌控能力较强的评审员,但是也有部分评审员水平停滞不前,关键原因在主观因素。

  (二)现场评审提问交流环节还存在很大的改进空间。许多评审员出身质量管理体系审核员,提问习惯还停留在简单的收集符合性证据的阶段,问题缺乏层次,不懂得抽丝剥茧,挖掘出深层次有高度的问题。

  (三)对基本的管理方法不熟悉。卓越绩效评价准则推崇方法的使用,企业管理过程中使用了大量的管理方法,但是目前一部分评审员对方法不熟悉,也不愿意花时间学习和研究,在评审过程中很难与企业人员开展良好的沟通,自然发现不了问题,这是当前必须要解决的重要问题。

  (四)现场评审时在结果或结论判断方面还存在改进空间。主要表现在容易主观臆断,习惯从自身认识水平轻易得出结论,而不是以客观事实为依据。

  三、如何切实提高现场评审水平

  (一)加强学习,平等沟通。

  1.对卓越绩效评价准则及实施指南等要充分了解、熟知,目前全国有27个省(自治区、直辖市)以及超过100个地级市开展政府质量奖评审工作,政府质量奖励力度空前,层级分明,给评审专家们提供了很多评审机会,同时也是学习交流的机会,要打有准备之战,要对评价依据和评价标准了如指掌,要加强评审员相互之间的交流,理解每个条款。如果标准不熟悉,条款不理解,就很容易陷入已经养成的个人习惯。

  2.要加强基本的质量管理方法、管理工具的学习。如果评审员对常见的基本的方法和工具不熟悉,则无法与企业进行平等沟通,一方面,降低了评审专家的权威性,另一方面,无法准确掌握企业信息,特别是在识别改进空间上必然存在很大局限性。

  (二)认真准备,高度投入。

  1.评审组第一次内部沟通后,评审员要认真阅读自评报告、申报表等申报材料,以及企业提供的PPT汇报材料,将其中需要现场评审时要进一步了解和存在的疑问用记号识别。详细了解评价细则、现场评审工作实施方案等要求。事先准备好的问题可以与评审组长和其他组员进行沟通,若有相类似的问题可以整合在一起,由某个评审专家现场提问,提高评审效率。

  2.评审过程中应高度投入,思路清晰,并掌控好节奏。作为评审组的每一位成员应严格按照确定好的评审计划开展评审,尤其是第一天的评审是最具方向性和系统性的,每一位评审专家都要更加认真地准备好问题,带着问题进入现场,集中精力参观现场,有些问题在参观过程中即可找到答案。在领导和战略模块必须要与评审组长一块参加,只有了解了企业领导和战略模块的大体内容,才能确保后续的评审沿着正确的方向进行。

  (三)摆正位置,树立自信。

  1.端正态度,摆正位置。现场评审与材料评审最大不同在于要与企业进行面对面的沟通交流,沟通交流的目的是获取最全面准确的信息,要想取得满意的沟通效果,这就要求评审专家与企业之间建立起平等的关系,做到不仰视也不轻视,摆正位置,带着坦诚的心态平等交流。

  2.要通过不断总结学习,树立评审自信心。作为一名称职的评审专家,在每次评审后都要进行认真的梳理总结,总结学到的知识、自身存在的不足和今后努力的方向,只有这样才能形成良性循环,不断提高自身水平,才能不断建立自信,成为一名优秀的评审专家。

  (四)掌握评审方法,相互取长补短。

  现场评审时,要从实现企业愿景、使命、战略目标等角度,对照卓越绩效评价准则及实施指南的要求,过程类目从方法、学习、展开、整合等方面提出拟要问的问题。并能从相应的结果印证其过程的有效性。

  掌握评审主动权,在每个评审模块开始前要有个开场白,明确评审沟通交流的目的,对企业要进行的汇报、回答问题等提出明确的要求,如汇报时间的掌握,回答问题时要答即所问。每个模块评审结束时,最好能进行简洁的归纳总结。评审工作要做到日事日毕。

  开始交流前,可以先让企业准备需要提供的佐证材料。边听取汇报边提问题,由浅入深,不断深入了解企业存在的主要优势,分析比较识别出企业存在的改进空间。要营造良好的沟通氛围,能让企业全面且充分地表达,确保评审气氛活跃、愉快。

  加强评审员之间的沟通,内部沟通会时,要充分表述当天评审中所掌握的信息,对有些条款的初步判断,同时,也要认真听取其他评审员的汇报内容,对存在的疑问进行充分沟通交流,提出需要其他评审员在他们将要评审的模块时帮忙问的问题。

  要有良好的应变能力、协作配合能力、表达能力、总结归纳能力,还要增强法制意识。

  (作者单位:福建省质监局质量管理处)

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