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内部控制与财政信息化的融合之道

  • 发布时间:2014-12-11 08:24:01  来源:中国财经报  作者:佚名  责任编辑:罗伯特

  财政信息化建设的较高境界,就是将内部控制融合其中,实现了信息化,就等于实现了内部控制。

  目前,财政部内部控制走上“快车道”,财政部监督检查局正在建立健全高效有序的内控运行体系,其中的一项重要工作就是,与财政部国库司、信息网络中心沟通,就内控如何融入、固化到信息化流程中的问题进行研究,提出内控信息化的具体路径和时间表。

  今年9月底,财政部副部长刘昆在调研时就表示,要抓好《财政信息化建设总体方案》的细化落实,特别是要认真研究并结合加强部内控管理的要求,思考推进信息化与内控工作相辅相成的实现路径。

  财政信息化到底应该如何支撑内部控制工作的开展?它们之间理想的结合状态应该是怎么样的?对此,记者采访了多位有相关经验的财政基层工作人员。

  二者相辅相成、共同发展

  要研究内部控制和财政信息化的融合之道,首先要深刻理解二者之间的关系。

  事实上,五个内部控制方法中,就有信息系统管理控制,即通过财政信息化加强内部控制,将内控理念、控制活动、控制措施等嵌入信息系统,最大限度地减少人为操纵因素。

  江苏省南通市财政局的刘志耕对记者表示,财政信息化建设越是往前推进,就越应该体现内部控制的要求,反过来,财政内部控制越是发展、越是重要,就越应该充分发挥财政信息化的功能。“通过财政信息化,能起到更好防止、发现和纠正内部控制薄弱环节及控制风险的作用。由于财政信息化能够大大提高财政部门办事的效率和效果,财政信息化与财政内部控制有着相互影响、相互促进、共同发展、相辅相成的关系。”

  利用信息技术手段实施内部控制,减少人为因素造成的错弊,提高内部控制的执行力和效率,也是财政信息化建设的目标之一。

  江苏省淮安市淮安区财政局的赵长宝从更细化的角度谈道,财政信息化使得内部控制的范围进一步扩大,也使得内部控制的方式和手段发生了相应的变化。

  根据赵长宝的阐释,手工财政信息系统中的内部控制是围绕人的因素展开的,分设了不同的人完成证、账、表的处理工作,在各个关键环节建立了相应的稽核制度和审核制度,这使得传统手工账记录和处理流程,也就是财政资料的收集过程,并且很容易通过财政资料的记录分清财政工作的执行主体、责任主体。信息化条件下,财政工作的执行主体演变成人与计算机软硬件系统两个因素,而且信息化软件是主要执行因素。由此,内部控制的范围也相应扩大,包括对系统开发过程的控制、信息化后资料存储的控制等内容。财政资料的收集手段由手工控制转为程序控制,内部控制增加了操作控制的内容。

  在江苏省启东市财政局张裕新看来,财政信息化建设与内部控制工作是相辅相成的,也就是说,财政信息化建设要以“财政资金运行到哪里,廉政风险防控到哪里”为出发点,以财政资金拨付为防控重点,以完善防控工作机制为保障,努力确保财政各项资金运行依法依规、安全有序、廉洁高效。

  在薄弱环节中寻求突破

  那么目前各地财政内控信息化建设的情况如何?

  “就县级财政局而言,财政内控信息化就是针对预算编制(追加)、资金分配、财政专户、资金管理、国库集中支付、投资评审、政府采购、非税管理、国资管理和会计管理等工作中可能存在自由裁量权的岗位和可能缺乏有效监管制约的重点环节,找准找实风险点,并制定风险防控措施。除加强自我防控外,将财政信息化技术应用于财政管理业务,增强科技对廉政风险防控机制的支撑。”张裕新介绍道,“目前县级财政资金支付监管一般设立四个电子监管系统,覆盖预算内外资金、各种专项资金、代管资金、基金等。”

  刘志耕对此表示,目前,一些地方财政部门专门针对内控信息化建设的认识还不够充分,措施也不够扎实,过程中还存在一些薄弱环节,这主要体现在以下几个方面。

  首先,目前的财政信息化建设还没有将全部的内部控制应用并体现到信息系统中,即还未能通过信息系统实施全部的内部管理和控制。其次是财政内控软件的开发进展较慢,要实现财政内控信息化,必须首先梳理好财政部门内部的各项业务流程,然后设定好这些业务流程的控制要求和控制点,并根据这些流程和控制点开发财政内控软件,将开发的这些内控软件运用到内控信息化的实践中去。最后是财政部门懂得和熟悉信息化的人才不足,相关操作岗位的技术人员也不多,这在一定程度上影响和束缚了财政内控信息化的推进。因为随着信息化的推进,原来依靠人工进行内部控制的方式方法和形式都会发生重要变化,所以财政工作人员不仅应该懂得财政内控的新要求,同时更要懂得财政内控信息化环境下如何管理和操作的要求。

  尽管任重道远,但有许多地方财政部门已经将内部控制嵌入到财政信息化建设中。内蒙古鄂尔多斯市财政局信息管理科的浩凯就告诉记者,该市财政局正在完善财政综合管理信息系统,充分利用财政信息化技术手段实现财政内部控制的目标。

  标准化历程待启

  对于财政部门而言,实施内部控制的核心是落实好权责一致、有效制衡,体现分事行权、分岗设权、分级授权的要求,使决策、执行、监督既相互协调又相互制约。

  这一核心定位也给内部控制与财政信息化的融合提供了思路。

  张裕新这样理解“推进信息化与内控工作相辅相成的实现路径”:一是立足预算编制源头抓防控,二是突出资金拨付重点抓防控,三是着力完善工作机制抓防控,四是建立机制,化解风险,包括建立责任追究和处理机制、建立以制度管事管人机制等等。

  赵长宝则认为,标准化是实现信息化的基础,没有标准化就相当于一个现代化的工厂没有统一的零部件,无法进行自动化生产。“对于内控信息化来说,标准化的内容一般包括组织架构、业务流程及相关表单、岗位职责和管理权限、职责分离、各种主数据的定义和编号等,实现了这些方面的标准化,也就把握了内控信息化的核心,信息系统上线的标准模板就有了扎实的基础。”赵长宝表示,标准化的历程是财政内控信息化难度最大且最需要下功夫的。

  这其中包括组织架构标准化,即财政应结合管理模式,利用风险机制,对财政采购等核心业务找出较为合理的组织架构,明确各层级的权责划分。

  业务流程及岗位职责标准化,即充分征求意见,利用风险机制分析、优化业务流程,拟定关键控制点,界定各岗位职责和管理权限以及不相容职责的划分标准,其中优化流程是关键环节,如果考虑不周全,将造成人力物力资源的浪费。

  表单标准化,即在优化流程的基础上,由于梳理了业务申请部门(人)、业务审核部门(人)及审批人、不相容部门等控制环节,相关审批表单的标准化也成为可能。

  建立利用系统进行持续性监督的机制和内控制度管理平台也是关键,这将极大地促进上下一体、公开公平、共同提高的良好制度环境的形成。

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