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上市公司独立董事履职指引

  • 发布时间:2014-09-15 00:31:06  来源:中国证券报  作者:佚名  责任编辑:罗伯特

  第一章总则

  第一条目的和依据

  为指导和促进上市公司独立董事规范、尽责履职,充分发挥独立董事在上市公司治理中的作用,根据《中华人民共和国公司法》(以下简称《公司法》)、《中华人民共和国证券法》(以下简称《证券法》)、中国证券监督管理委员会(以下简称中国证监会)《关于在上市公司中建立独立董事制度的指导意见》以及上海证券交易所、深圳证券交易所上市公司上市规则、规范运作指引等相关法律、行政法规、部门规章、规范性文件、自律规则等,制定本指引。

  第二条适用范围

  本指引为上市公司独立董事的工作履职指导,适用于中华人民共和国境内(不含港、澳、台地区)上市的中国上市公司协会会员的独立董事,非中国上市公司协会会员的独立董事可参照执行。

  第二章 独立董事的义务

  第三条公司董事一般义务

  上市公司独立董事负有《公司法》、《证券法》、《上市公司治理准则》及其他法律、行政法规、部门规章与公司章程要求董事的一般义务。对上市公司及全体股东负有诚信、勤勉的义务。

  第四条保持独立性的义务

  独立董事应当保持身份和履职的独立性。在履职过程中,不应受上市公司控股股东、实际控制人及其他与公司存在利害关系的单位或个人的影响;当发生对身份独立性构成影响的情形时,独立董事应当及时通知公司并进行消除,无法符合独立性条件的,应当提出辞职。

  第五条任职时间和数量限制

  独立董事每届任期与该上市公司其他董事任期相同,任期届满,连选可以连任,但是连任时间不得超过六年。

  独立董事应当确保有足够的时间和精力有效履行职责,原则上最多在五家上市公司兼任独立董事。

  第六条日常工作联系和最低工作时限

  独立董事应当与上市公司管理层特别是董事会秘书进行及时充分沟通,确保工作顺利开展。

  独立董事每年为所任职上市公司有效工作的时间原则上不少于十五个工作日,包括出席股东大会、董事会及各专门委员会会议,对公司生产经营状况、管理和内部控制等制度的建设及执行情况、董事会决议执行情况等进行调查,与公司管理层进行工作讨论,对公司重大投资、生产、建设项目进行实地调研等。每年到上市公司的现场工作时间原则上不应少于十个工作日。

  第七条参加培训

  拟任独立董事在首次受聘上市公司独立董事前,原则上至少参加一次证券监管部门认可的相关机构组织的任职培训。在首次受聘后的两年内,建议至少每年参加一次后续培训。此后,应当至少每两年参加一次后续培训。

  培训后,独立董事应当能够充分了解公司治理的基本原则,上市公司运作的法律框架,独立董事的职责与责任,上市公司信息披露和关联交易监管等具体规则,具备内控与风险防范意识和基本的财务报表阅读和理解能力。

  第八条出席董事会及股东大会会议

  独立董事应当亲自出席董事会会议。确实因故无法亲自出席会议的,应当事先审阅会议材料,形成明确的意见,书面委托本上市公司的其他独立董事代为出席。

  委托书应当载明:

  (一)委托人和受托人的姓名;

  (二)对受托人的授权范围;

  (三)委托人对每项议案表决意向的指示;

  (四)委托人的签字、日期。

  独立董事不应出具空白委托书,也不宜对受托人进行全权委托。授权应当一事一授。

  受托出席董事会会议的独立董事应当向会议主持人提交书面委托书,在会议签到簿上说明受托出席的情况。一名独立董事不得在一次董事会会议上接受超过两名独立董事的委托。

  委托其他独立董事对上市公司定期报告代为签署书面确认意见的,应当在委托书中进行专门授权。

  独立董事应亲自出席上市公司股东大会,与公司股东进行现场沟通。

  第九条关注上市公司相关信息

  独立董事应重点关注上市公司的关联交易、对外担保、募集资金使用、社会公众股股东保护、并购重组、重大投融资活动、财务管理、高管薪酬、利润分配和信息披露等事项,必要时应根据有关规定主动提议召开董事会、提交股东大会审议或者聘请会计事务所审计相关事项。

  独立董事应当核查上市公司公告的董事会决议内容,并主动关注有关上市公司的报道及信息,在发现有可能对公司的发展、证券的交易价格产生较大影响的报道或传闻时,需及时向公司进行书面质询,并在必要时督促公司做出书面说明或公开澄清。上市公司未能应独立董事的要求及时进行说明或者澄清的,独立董事可自行采取调查措施,并可向中国证监会派出机构或公司证券上市地的证券交易所报告。

  第十条对上市公司及相关主体进行监督和调查

  独立董事发现上市公司或相关主体存在下列情形时,应主动进行调查,了解情况:

  (一)重大事项未按规定提交董事会或股东大会审议;

  (二)公司未及时或适当地履行信息披露义务;

  (三)公司发布的信息中可能存在虚假记载、误导性陈述或重大遗漏;

  (四)公司生产经营可能违反法律、法规或者公司章程;

  (五)其他涉嫌违法违规或损害社会公众股东权益的情形。

  确认上述情形确实存在的,独立董事应立即督促上市公司或相关主体进行改正,并向中国证监会派出机构和公司证券上市地的证券交易所报告。

  第十一条制作工作笔录

  独立董事应当通过《独立董事工作笔录》对其履行职责的情况进行书面记载。

  独立董事对上市公司生产经营状况、管理和内部控制等制度的建设及执行情况、董事会决议执行情况等进行调查,与公司管理层进行讨论、参加公司董事会发表意见的情况及对公司重大投资、生产、建设项目进行实地调研等,应制作工作笔录。

  独立董事履职的工作底稿及上市公司向独立董事提供的资料,独立董事应当妥善保存。

  第十二条提交年度述职报告

  上市公司年度股东大会召开时,独立董事需提交年度述职报告,对自身履行职责的情况进行说明,并重点关注上市公司的内部控制、规范运作以及中小投资者权益保护等公司治理事项。

  独立董事的述职报告应当包含以下内容:

  (一)上一年度出席董事会会议及股东大会会议的情况,包括未亲自出席会议的原因及次数;

  (二)在董事会会议上发表意见和参与表决的情况,包括投出弃权或者反对票的情况及原因;

  (三)对公司生产经营、制度建设、董事会决议执行情况等进行调查,与公司管理层进行讨论,对公司重大投资、生产、建设项目进行实地调研的情况;

  (四)在保护社会公众股东合法权益方面所做的工作;

  (五)参加培训的情况;

  (六)按照相关法规、规章、规范性文件和公司章程履行独立董事职务所做的其他工作;

  (七)对其是否仍然符合独立性的规定,其候选人声明与承诺事项是否发生变化等情形的自查结论。

  独立董事的述职报告应以工作笔录作为依据,对履行职责的时间、地点、工作内容、后续跟进等进行具体描述,由本人签字确认后交公司连同年度股东大会资料共同存档保管。

  第十三条辞职后的义务

  独立董事任期内辞职导致独立董事成员低于法定规定人数的,在改选出新的独立董事就任前,原独立董事应当依法继续履行独立董事职务。

  第三章 独立董事的职权

  第十四条上市公司董事的一般职权

  上市公司独立董事享有《公司法》、《证券法》及其他法律、行政法规、部门规章、规则与公司章程赋予董事的一般职权。

  第十五条独立董事的特别职权

  独立董事履职的特别职权主要包括:

  (一)重大关联交易事项的事先认可权;

  (二)聘用或解聘会计师事务所的提议权,及对公司聘用或解聘会计师事务所的事先认可权;

  (三)召开临时股东大会的提议权;

  (四)召开董事会会议的提议权;

  (五)在股东大会召开前公开向股东征集投票权;

  (六)必要时,独立聘请外部审计机构及咨询机构等对公司的具体事项进行审计和咨询;

  (七)法律、行政法规、部门规章、规范性文件、公司章程以及本章其他条文赋予的其他职权。

  独立董事行使上述第(一)至(五)项职权应取得全体独立董事的半数以上同意,行使上述第(六)项职权应取得全体独立董事同意。

  第十六条就上市公司相关事项发表独立意见

  需独立董事向上市公司董事会或股东大会发表独立意见的事项包括:

  (一)对外担保;

  (二)重大关联交易

  (三)董事的提名、任免;

  (四)聘任或者解聘高级管理人员;

  (五)公司董事、高级管理人员的薪酬和股权激励计划;

  (六)变更募集资金用途;

  (七)制定资本公积金转增股本预案;

  (八)制定利润分配政策、利润分配方案及现金分红方案;

  (九)因会计准则变更以外的原因作出会计政策、会计估计变更或重大会计差错更正;

  (十)上市公司的财务会计报告被注册会计师出具非标准无保留审计意见;

  (十一)会计师事务所的聘用及解聘;

  (十二)上市公司管理层收购;

  (十三)上市公司重大资产重组;

  (十四)上市公司以集中竞价交易方式回购股份;

  (十五)上市公司内部控制评价报告;

  (十六)上市公司承诺相关方的承诺变更方案;

  (十七) 上市公司优先股发行对公司各类股东权益的影响;

  (十八)法律、行政法规、部门规章、规范性文件及公司章程规定的或中国证监会认定的其他事项;

  (十九)独立董事认为可能损害上市公司及其中小股东权益的其他事项。

  第十七条参与董事会专门委员会工作

  如果上市公司董事会下设审计、提名、薪酬与考核等专门委员会,独立董事有权参与各专门委员会工作,担任召集人并在委员会成员中占有二分之一以上的比例。

  第十八条上市公司相关信息的知情权

  独立董事享有与上市公司其他董事同等的知情权。凡须经董事会审议的事项,上市公司必须按法定的时间通知独立董事并同时提供真实、准确、完整的资料,独立董事认为资料不充分的,可以要求补充。

  第十九条要求上市公司及相关人员为履职提供支持和协助

  独立董事有权要求上市公司其他董事、监事、高级管理人员积极配合、保证其依法行使职权,有权要求上市公司董事会秘书负责与独立董事沟通、联络、传递资料,直接为独立董事履行职责提供支持和协助。

  支持和协助的事项包括:

  (一)定期通报并及时报送公司运营情况,介绍与公司相关的市场和产业发展状况,提供其他相关材料和信息,保证独立董事与其他董事同等的知情权,必要时可组织独立董事实地考察;

  (二)为独立董事提供本公司发布公开信息的信息披露报刊或提供相应的电子资料;

  (三)配合独立董事进行与履职相关的调查;

  (四)独立董事认为有必要召开仅由独立董事参加的会议时,为其提供会议场所等便利;

  (五)积极配合独立董事调阅相关材料,并通过安排实地考察、组织证券服务机构汇报等方式,为独立董事履职提供必要的支持和便利;

  (六)要求公司相关负责人员配合对独立董事工作笔录中涉及到的与独立董事履职有关的重大事项签字确认;

  (七)独立董事履职过程中需上市公司提供的其他与履职相关的便利和配合。

  独立董事行使法律法规所赋予的职权遭遇阻碍时,可向公司董事会说明情况,要求管理层或董事会秘书予以配合,并将遭遇阻碍的事实、具体情形和解决状况记录进行工作笔录。

  第二十条要求上市公司支付津贴、承担履职费用

  独立董事有权从公司领取适当津贴,但法规、政策另有规定时除外。除以上津贴外,独立董事不应从其所任职的上市公司及其附属企业、控股股东或有利害关系的机构和人员取得包括股权激励在内的任何额外的、未予披露的其他利益。

  独立董事履职过程中支出的合理费用由所任职的上市公司承担。独立董事有权向上市公司借支履职相关的合理费用。

  独立董事享有要求上市公司为其履行独立董事职责购买责任保险的权利。

  第二十一条要求上市公司对未被采纳的议案进行披露

  涉及本指引第十五条第1-6项的相关提议,由半数以上独立董事提出但未被上市公司采纳的,独立董事有权要求上市公司将有关情况进行披露并说明不予采纳的理由。

  独立董事可要求上市公司将上述提议的具体情况报中国证监会派出机构或公司证券上市地的证券交易所备案,公司不进行备案的,独立董事可记入工作笔录,并可将相关情况向中国证监会派出机构或公司证券上市地的证券交易所报告。

  第二十二条不被无故提前免除职务的权利

  除独立董事出现《公司法》、中国证监会《关于在上市公司中建立独立董事制度的指导意见》以及上海、深圳证券交易所的上市公司上市规则、规范运作指引等相关法律、法规、规章和规则中规定的不得担任公司董事或独立董事的情形外,独立董事任期届满前,上市公司不得无故免除独立董事职务。提前免职的,被免职的独立董事认为公司的免职理由不当的,可以作出公开声明。

  第二十三条进行报告、公开发表声明的权利

  当上市公司存在以下严重妨碍独立董事履行职责行使职权的情形时,独立董事可向中国证监会、中国证监会派出机构和公司证券上市地的证券交易所报告。

  (一) 被公司免职,本人认为免职理由不当的;

  (二) 由于公司存在妨碍独立董事依法行使职权的情形,致使独立董事辞职的;

  (三) 董事会会议材料不充分,两名以上独立董事书面要求延期召开董事会会议或延期审议相关事项的提议未被采纳的;

  (四) 对公司涉嫌违法违规行为向董事会报告后,董事会未采取有效措施的;

  (五) 严重妨碍独立董事行使职权的其他情形。

  第四章独立董事职权的行使

  第二十四条董事会专门委员会工作的开展

  董事会专门委员会是独立董事行使职权的重要形式。

  担任董事会专门委员会主任委员的独立董事,应当按照职责权限组织开展专门委员会工作,按照规定及时召开专门委员会会议形成委员会意见,或者根据董事会授权对专门事项提出审议意见。

  担任董事会专门委员会委员的独立董事,应当持续深入跟踪专门委员会职责范围内上市公司经营管理的相关事项,参加专门委员会会议,并按照议事规则及时提出相关意见,提请专门委员会予以关注。

  第二十五条对外担保事项的审议

  独立董事审查对外担保事项,应当了解被担保对象的基本情况,如经营和财务状况、资信情况、纳税情况等,对被担保方偿还债务的能力以及反担保方的实际承担能力作出审慎判断。必要时,独立董事可要求上市公司提供作出判断所需的相关信息。

  独立董事应特别关注董事会会议相关审议内容及程序是否符合相关监管机构所发布的规范性文件中的要求。

  独立董事应就公司对外担保事项发表独立意见,并特别注意,应在年度报告中,对上市公司累计和当期对外担保情况、执行上述规定情况进行专项说明,并发表独立意见。必要时可聘请会计师事务所或其他证券中介服务机构对公司累计和当期对外担保情况进行核查。上市公司违规对外担保事项得到纠正时,独立董事应出具专项意见。独立董事在审议上市公司对外担保事项过程中,如发现异常情况,应及时提请公司董事会采取相应措施,必要时可向中国证监会派出机构或公司证券上市地的证券交易所报告。

  第二十六条关联交易事项的审议

  独立董事应当定期查阅上市公司与关联方之间的交易和资金往来情况,了解公司是否存在被控股股东及其关联方占用、转移资金、资产及其他资源的现象。如发现异常情况,应及时提请公司董事会采取相应措施,必要时向中国证监会派出机构或公司证券上市地的证券交易所报告。

  独立董事应关注公司在重大关联交易事项提交董事会讨论前,是否事先取得了独立董事的认可。

  对于具体关联交易事项,独立董事应当对关联交易的必要性、真实意图、对上市公司的影响作出审慎判断,特别关注交易的定价政策及定价依据、评估值的公允性、交易标的的成交价格与账面值或评估值之间的关系等。

  董事会审议关联交易事项时,独立董事需要特别关注其是否符合相关监管机构所发布的规定及证券交易所上市规则中的相关要求,以及公司是否存在通过关联交易非关联化的方式掩盖关联交易实质的行为。

  独立董事应在上述工作基础上对上市公司重大关联交易发表独立意见。对上市公司关联方以资抵债方案,应发表独立意见或者聘请有证券期货相关业务资格的中介机构出具独立财务顾问报告。上市公司存在向控股股东或者其关联人提供资金的事项情形,相关事项情形已消除的,独立董事需出具专项意见。

  第二十七条募集资金项目和使用事项的审议

  独立董事应当关注上市公司募集资金的使用情况,督促公司建立募集资金管理和使用制度,以控制投资风险、保障资金安全。

  独立董事应当关注募集资金实际使用情况与上市公司信息披露情况是否存在差异。经半数以上独立董事同意后,可以聘请会计师事务所对募集资金存放与使用情况出具鉴证报告。

  对于上市公司需要改变募集资金用途、将闲置资金用于投资、暂时用于补充流动资金、以募集资金置换预先投入募投项目的自筹资金的,独立董事发表独立意见之前,应当要求相关人员就新投资项目的可行性、项目收益及风险预测等进行分析论证。

  独立董事应在上述工作基础上对上市公司变更募集资金用途发表独立意见。

  第二十八条利润分配事项的审议

  独立董事应当参与制定上市公司的利润分配政策,关注上市公司利润分配及现金分红方案是否有利于上市公司的长期发展,并重点关注是否符合中小投资者的利益。

  独立董事可以征集中小股东的意见,提出分红提案,并直接提交董事会审议。

  上市公司本年度内盈利但董事会未提出现金利润分配预案的,独立董事需要督促公司在年度报告中披露原因及未用于分红的资金留存公司的用途。

  独立董事应当就上市公司制定利润分配政策、利润分配方案及现金分红方案发表独立意见。特别是对于不进行现金分红、现金分红水平较低以及大比例现金分红等情况,应出具明确意见。

  第二十九条会计师事务所聘用或解聘的审议

  上市公司聘用或解聘会计师事务所时,独立董事应关注所聘用会计师事务所是否已经取得“从事证券相关业务许可证”,解聘原会计师事务所的理由是否正当,相关议案事前是否已经半数以上独立董事认可,是否由董事会审计委员会提出意见,是否在提交董事会讨论通过后提交股东大会进行决定,并将上述事项进行记录。

  第三十条管理层收购事项的审议

  上市公司董事、监事、高级管理人员、员工或者其所控制或委托的法人、其他组织、自然人,拟对本公司进行收购时,独立董事应当聘请独立财务顾问就收购出具并公告专业意见,并审查该项收购内容与程序是否符合中国证监会及其他监管机构所发布的相关规定。

  第三十一条年度报告的审议

  独立董事可督促上市公司建立独立董事年度报告工作制度,包括汇报和沟通制度。

  在公司年度报告的编制和披露过程中,独立董事应会同公司审计委员会,切实履行职责,依法做到勤勉尽责。具体包括:

  (一)独立董事需要及时听取上市公司管理层和财务总监关于公司本年度生产经营、规范运作及财务方面的情况和投、融资活动等重大事项进展情况的汇报,并尽量亲自参与有关重大项目的实地考察。

  听取汇报时,独立董事需注意,上市公司管理层的汇报是否包括但不限于以下内容,并记入工作笔录:

  1、本年度生产经营情况,特别是经营状况或环境发生的变化;

  2、公司财务状况;

  3、募集资金的使用;

  4、重大投资情况;

  5、融资情况;

  6、关联交易情况;

  7、对外担保情况;

  8、其他有关规范运作的情况。

  (二)在年审会计师事务所进场审计前,独立董事应当会同公司审计委员会参加与年审注册会计师的见面会,和会计师就审计工作小组的人员构成、审计计划、风险判断、风险及舞弊的测试和评价方法、本年度审计重点进行沟通,尤其特别关注公司的业绩预告及其更正情况。独立董事应关注公司是否及时安排前述见面会并提供相关支持,并将上述情况计入工作笔录。

  (三)在年审注册会计师出具初步审计意见后和审议年度报告的董事会会议召开前,独立董事应当再次参加与年审注册会计师见面会,与注册会计师沟通初审意见。独立董事应关注公司是否及时安排前述见面会并提供相关支持,并记入工作笔录。

  (四)对于审议年度报告的董事会会议,独立董事需要关注董事会会议召开的程序、相关事项的提议程序、决策权限、表决程序、回避事宜、议案材料的提交时间和完备性,如发现与召开董事会会议相关规定不符或判断依据不足的情形,应提出补充、整改和延期召开会议的意见。

  上述沟通过程、意见及要求均应形成书面记录并由相关当事人签字认可。

  第三十二条其他事项的审议

  (一)对于上市公司董事会的授权事项,独立董事需要对授权的范围、合法性、合理性和风险进行审慎判断,充分关注是否超出公司章程、股东大会议事规则和董事会议事规则等规定的授权范围,授权事项是否存在重大风险;

  (二)独立董事应当就公司董事的提名、任免发表独立意见。在审议公司董事的提名、任免时,独立董事应关注相关人员的提名、任免程序是否可能对公司经营、发展和公司治理造成重大影响,程序是否完备;

  (三)独立董事应当就公司聘任或解聘高级管理人员发表独立意见。在审议聘任或解聘高级管理人员时,独立董事应关注相关人员的提名、任免程序是否可能对公司经营、发展和公司治理造成重大影响,程序是否完备;

  (四)独立董事应当就上市公司董事、高级管理人员的薪酬和股权激励计划发表独立意见。在审议公司董事、高级管理人员的薪酬和股权激励计划时,独立董事应关注公司董事、高级管理人员的薪酬和股权激励计划是否有利于公司的长期发展,是否存在可能损害中小投资者利益的情形。独立董事应当就股权激励计划向所有股东征集委托投票权;

  (五)独立董事应当就公司制定资本公积金转增股本预案发表独立意见。在审议公司制定资本公积金转增股本预案时,独立董事应关注相关预案是否有利于公司的长期发展,是否可能损害中小投资者的利益;

  (六)独立董事应当就公司因会计准则变更以外的原因作出会计政策、会计估算变更或重大会计差错更正发表独立意见。对于会计政策变更、会计估计变更、重大会计差错更正等事项,独立董事需要关注上市公司是否存在利用上述事项调节各期利润误导投资者的情形;

  (七)独立董事应当就上市公司重大资产重组事项发表独立意见。对于重大资产重组及相关资产评估事项,独立董事需要在充分了解相关信息的基础上,关注资产评估机构的独立性、评估假设前提的合理性、评估定价的公允性和重组方案的合理合规性;构成关联交易的,独立董事可以另行聘请独立财务顾问就本次交易对上市公司非关联股东的影响发表意见;

  (八)独立董事应当就上市公司以集中竞价交易方式回购股份事项发表独立意见。对于上市公司回购事项,独立董事应审查其回购方案是否符合相关法律、法规、规章及规则的规定;结合回购股份的目的、股价表现、公司价值分析等因素,分析回购的必要性;结合回购股份所需资金及其来源等因素,分析回购股份方案的可行性。

  (九)独立董事应当对上市公司内部控制评价报告发表独立意见。对于上市公司内部控制评价报告,独立董事应关注报告内容是否完备,相关情况是否属实;

  (十)独立董事应当对上市公司承诺相关方的承诺变更方案发表独立意见。上市公司承诺相关方(上市公司及其实际控制人、股东、关联方、收购人)在首次公开发行股票、再融资、股改、并购重组以及公司治理专项活动等过程中作出的解决同业竞争、资产注入、股权激励、解决产权瑕疵等各项承诺事项,除因相关法律法规、政策变化、自然灾害等自身无法控制的客观原因外,承诺确己无法履行或者履行承诺不利于维护上市公司权益时,对于承诺相关方提出的变更方案独立董事应发表意见。发表意见时,独立董事应关注相关变更方案是否合法合规、是否有利于保护上市公司或其他投资者的利益。

  (十一)发行优先股的上市公司的独立董事应当就上市公司优先股发行对公司各类股东权益的影响发表专项意见。对优先股发行发表意见时,独立董事应关注相关发行程序和信息披露是否合规,发行优先股募集资金是否有明确用途,是否与公司业务范围、经营规模相匹配,优先股发行价格和票面股息率是否公允、合理,是否可能损害股东或其他利益相关方的合法利益。(下转A10版)

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